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Archives publiques

On entend par archives publiques les documents produits ou reçus par les administrations de l'Etat, les collectivités territoriales (région, département, commune, intercommunalité), les établissements publics (administratifs, industriels ou commerciaux)  les notaires, les organismes de droit privé chargés de la gestion d'un service public (comme les organismes de sécurité sociale) (cf.Code du patrimoine art. L .211-4)

La responsabilité de l'agent public

L'agent public est responsable des archives qu'il produit ; il est tenu d'en faire le versement aux Archives départementales et de suivre des procédures.

Tant que les documents ont une utilité administrative, ils sont conservés par le service qui les a produits. Dès qu'ils perdent cette utilité,  les documents décrétés de conservation définitive vont rejoindre les Archives départementales. Toute dérogation à l'obligation de versement doit faire l'objet d'une convention.

Les archives publiques ont la caractéristique d'être inaliénables et imprescriptibles ( art. L 212-1 du Code du patrimoine). A tout moment un propriétaire d'archives publiques peut en revendiquer la possession ou faire annuler un acte de vente réalisé illégalement .Les infractions sont  passibles d'amende et de peine d'emprisonnement " Le fait , pour une personne détentrice sans droit ni titre d'archives publiques,  de ne pas les restituer sans délai à l'autorité compétente qui lui en fait la demande, est puni d'une peine d'un an d'emprisonnement et de 15 000 euros d'amende" (art. L 214-5 du Code du patrimoine).

 

Le contrôle scientifique et technique 

Le directeur des Archives exerce le contrôle scientifique et technique de l'Etat  sur l'ensemble des archives publiques relevant de son ressort géographique (articles L 212-10 et R 212-3 et 4 du Code du Patrimoine) .

Le contrôle porte sur les conditions de gestion, de collecte, de tri et d'élimination et aussi sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives " il est destiné à assurer la sécurité des documents, le respect de l'unité des fonds et de leur structure organique, la qualité scientifique et technique des instruments de recherche, la compatibilité des systèmes de traitement et la mise en valeur du patrimoine archivistique" .

 

Verser ses archives 

Les archives publiques font l'objet d'un versement, procédure à caractère obligatoire. Mais seules les archives définitives ont vocation à entrer dans un service public d’archives.

Avant le versement, on procède, dans certains cas à la sélection de documents. Cette opération est indispensable pour ne pas surdimensionner la conservation des archives. L'évaluation des documents porte à la fois sur l'information qu'ils contiennent et surla place qu'ils occupent dans la procédure administrative; à l'issue de l'évaluation, le document possède un sort final (il sera conservé ou non pour la postérité). Cette sélection des documents à conserver, à éliminer ou ou à trier s'opère à l'aide de référentiels, dits tableaux de gestion des archives.

En principe, chaque service devrait disposer d'un outil de ce type pour gérer correctement son archivage. 

Pour en savoir plus, veuillez vous reporter à la rubrique qui vous concerne :

 

Eliminer ses archives

Eliminer judicieusement fait partie des bonnes pratiques car il est impossible de tout garder, une fois éteintes les obligations juridiques de conservation ou d'utilité administrative. Les archives publiques ne peuvent être ni aliénées ni détruites sans l' autorisation des Archives départementales.

Pour en savoir plus, veuillez vous reporter à la rubrique qui vous concerne :


La communication

La consultation des archives par les tiers a lieu exclusivement en salle de lecture. Il n'y a pas de prêt à l'extérieur.

L’accès aux documents d’archives publiques originaux est un droit, fondé par la loi, qui pose le principe de la libre communicabilité immédiate des documents (Code du patrimoine, art. L 213-1).

Toutefois, certains documents ne sont librement communicables qu’au terme de délais dont la durée varie selon le type d’information contenues dans le document (vie privée, secret médical, secret en matière commerciale et industrielle, documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, etc.).

Les particuliers peuvent toutefois avoir accès à ces documents par dérogation aux délais de libre communicabilité, sur demande justifiée. L’autorisation, délivrée par le ministre de la Culture (service interministériel des Archives de France), est instruite par les Archives départementales, qui recueillent l’avis du service d’origine des documents. Elle est personnelle.

Télécharger le formulaire de demande de dérogation.

En tant qu'agent appartenant à une administration, si vous souhaitez accéder aux versements faits par votre service (exclusivement) pour répondre à des besoins de gestion administrative, reportez-vous à la fiche conseil : consulter les archives versées aux Archives départementales qui vous expliquera comment faire.

 

 

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