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Règles d’accès aux documents

Plusieurs considérations président à la communication des archives :

  • La législation et la réglementation en vigueur, réunies dans le Code du Patrimoine. Elles protègent la vie privée des personnes ainsi que les intérêts de l’Etat, en fixant des délais de communicabilité. Certains documents ne sont donc accessibles que 25, 50, 75, 100 ou même 120 ans après leur production.
  • L'état du document : les dégradations d'un document peuvent entraîner son exclusion temporaire ou définitive de la consultation afin de le préserver..
  • En outre, les originaux bénéficiant d'un support de substitution sont exclus de la communication.

 

La finalité de l'archivage est la communication. C'est dans cette perspective que sont réalisés les instruments de recherche, qui sont toujours mis à la disposition du public, même si les documents qu'ils décrivent ne sont pas tous librement communicables.

Le Code du patrimoine fixe différents délais de communicabilité des archives publiques. Les documents non librement communicables peuvent faire l'objet d'une demande de consultation par dérogation.

Si vous souhaitez consulter un document soumis à un délai de communicabilité particulier,  il faut remplir un Formulaire de demande de dérogation (A télécharger ici)

Bien préciser les cotes des documents souhaités et la nature de la démarche.

La demande de dérogation est transmise d'abord pour avis au service producteur des archives, puis au Service interministériel des Archives de France, qui décide en dernier lieu de l'attribution ou non de la dérogation de consultation. Le demandeur est informé du résultat de sa demande directement par courrier.

Dans une recherche incluant des documents à demander avec dérogation, il  faudra donc tenir compte des délais d'instruction de la demande.

En cas de refus, le demandeur peut saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA).

 

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