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Services et établissements publics de l’Etat et du Département

En tant qu'agent travaillant dans un service ou établissement public de l'Etat ou du Département,  vous trouverez  ici les principales étapes pour suivre votre archivage

Vous trouverez également des liens pour des cas particuliers (archives des établissements hospitaliers, organismes de droit privé chargés d'une mission de service public).

 

Vos contacts :

Pour toute information sur un versement, une prise de rendez-vous,  une demande d'élimination, des conseils sur votre archivage, contactez les Archives au 04 67 67 37 00.

Vous serez redirigé vers l'interlocuteur en mesure de répondre sur les archives de votre administration.

Verser ses archives

Au terme de leur durée d'utilité administrative les documents présentant un intérêt  pour la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées ou pour la documentation historique de la recherche doivent être versés aux archives départementales. Tout versement s'accompagne d'un bordereau descriptif de documents à transférer. Celui-ci atteste le transfert de responsabilité de la conservation des archives du service administratif aux archives départementales.


Eliminer ses archives  

Eliminer judicieusement fait aussi partie des bonnes pratiques. Aucune destruction n'est possible sur les archives publiques sans l'autorisation du directeur des archives départementales.

 

Pour connaître l'accès aux circulaires et l'utilisation d'un tableau d'archivage, se reporter à La sélection des documents et leurs outils de gestion  

 

Etre correspondant ou référent  archives

Certains agents dans les services sont les interlocuteurs privilégiés des archives départementales sur toutes les questions qui peuvent se poser dans leur service lors d'un archivage : le correspondant archives et le référent archives ont chacun un rôle à jouer.

 

D'autres questions ? Consultez les fiches conseil

 

Connaître la durée de conservation d'un document, savoir opérer le tri dans les archives à l'issue de la durée d'utilité administrative ?  voir  La sélection des archives et leurs outils de gestion (tableau d'archivage)

Comment tenir ses dossiers au quotidien, choisir un conditionnement approprié, ranger sans perdre de la place ?  Gestion des archives courantes et intermédiaires

J'ai besoin d'un dossier qui a été versé aux Archives Consulter des documents versés aux Archives

Aménager son local d'archivage en toute connaissance de cause   Aménagement de locaux de préarchivage ; Equipements et mobilier des locaux de préarchivage

Inondation, incendie, moisissures, réagir et prendre les bonnes décisions  Que faire en cas de sinistre ? 

La réforme administrative a pour conséquence le départ de mes dossiers vers un autre service  Que faire des archives en cas de transfert de compétences?

Mes locaux d'archivage sont saturés. Suis-je autorisé à confier le stockage de mes archives à un prestataire extérieur ?  Externaliser ses archives

Qu'attendre de la dématérialisation ? Dématérialiser mes archives (fiche prochainement disponible)

Des fichiers bureautiques bien ordonnés Gérer les documents bureautiques

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