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Aide au classement : la Mission Archives CDG34 - Fiche de présentation

Local d'archives avant intervention
Local d'archives avant intervention Mission Archives CDG34

Cette rubrique s’adresse aux collectivités héraultaises qui souhaitent confier le tri et le classement de leurs archives à des professionnels expérimentés, qui pourront également former les personnels producteurs et utilisateurs et mener des actions de valorisation du patrimoine.

Une solution sur mesure pour les collectivités territoriales

Pour vous qui êtes élu ou fonctionnaire territorial, les archives ce sont...

Des obligations légales :

  • le maire ou le président est responsable au civil et au pénal de l'ensemble des archives ;
  • la collectivité est propriétaire de ses archives. Elle en assure les frais de conservation (dépense obligatoire), qui vont de l'achat des boîtes d'archives au classement et à la restauration des documents en passant par l'aménagement d'un local.

 

Un dossier complexe et très encombrant :

  • vos services ne s'y retrouvent plus et n'ont ni le temps ni les compétences pour trier et classer les archives de votre collectivité ; les dossiers s'entassent sans ordre et sans logique depuis.. toujours;
  • les armoires se remplissent, la salle archives est impraticable et vous avez besoin de place...

 

Pourtant, c'est aussi et surtout :

  • la justification du droit des personnes,
  • le bon dossier et la bonne décision au bon moment,
  • toute la vie de votre commune,
  • un lien entre les générations.

 

Alors, n'attendez pas la crise... Consultez un spécialiste. Il vous proposera un traitement adapté, tout en respectant les normes nationales en vigueur.

Lien :

 

Un remède : la Mission archives CDG34

Créée en 2001 par le Conseil général et le Centre de gestion de la Fonction publique territoriale de l'Hérault, ce service est hébergé dans les locaux des Archives départementales et placé sous le contrôle scientifique et technique de leur directeur.

Il est composé de six archivistes qualifiés proposant leur formation et leur méthodologie et capables d'intervenir rapidement sur tout le département.

Au vu de l'ensemble des lieux de stockage d'archives, un diagnostic scientifique et financier est établi dans les collectivités qui souhaitent l'intervention de la Mission archives CDG34. Il permet d'évaluer le métrage à traiter (en distinguant documents antérieurs à 1983 et documents postérieurs à 1982), les temps de classement, de rédaction des instruments de recherches, de formation et de valorisation du patrimoine.

Le temps de classement évalué au cours du diagnostic n'est pas systématiquement proportionnel au métrage à traiter et varie selon l'ancienneté des archives et leur état.

La proposition peut être acceptée partiellement. En effet, la collectivité, soucieuse de son patrimoine écrit, peut décider de faire classer uniquement ses archives anciennes et modernes. A l'inverse, c'est le traitement des archives récentes qui peut s'avérer prioritaire en prévision de futurs travaux ou par manque de place. Selon le cas, l'intervention de la Mission archives CDG34 sera formalisée par une ou 2 conventions entre la collectivité et le Centre de gestion.

Résultats
  • Une gestion efficace des dossiers courants grâce à un plan de classement rigoureux.
  • Un répertoire qui détaille le contenu et les dates de toutes vos archives classées méthodiquement suivant les textes en vigueur.
  • Des index qui vous offrent un accès rapide au document recherché.
  • Les documents antérieurs à 1982, une fois classés et cotés, sont conditionnés dans du matériel adapté qui répond aux normes de conservation. Ces boîtes, liasses ou ficelle à Ph neutre sont fournies par les Archives départementales.
  • Dans le cadre de la convention passée entre le Département et le CDG34, les Archives départementales numérisent et mettent en ligne, avec l'accord des communes, les délibérations et les compoix classés par la Mission archives CDG34.
  • La formation des utilisateurs et producteurs d'archives pour assurer la continuité du travail.
  • La possibilité d'une maintenance assurée par la Mission archives CDG34.
  • La découverte de ressources insoupçonnées : des documents remarquables, des pans d'histoire de la collectivité, des détails oubliés et des anecdotes. Ce patrimoine écrit peut également être mis en valeur par la Mission archives CDG34 (expositions, travaux dirigés pour les scolaires,...).
  • Depuis 2001, la Mission archives CDG34 est intervenue sur plus de 100 collectivités, couvrant l'ensemble du territoire héraultais d'Olonzac à Marsillargues en passant par Ganges ou encore Valras-Plage.

Liens :

 

Adresse :
907 avenue du Professeur Blayac 34000 Montpellier

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