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Communes et intercommunalités : cadre réglementaire - Fiche pratique

Montpellier - pierresvives

Les archives communales sont des archives publiques imprescriptibles et inaliénables. Le maire est responsable au civil et au pénal des archives et doit les conserver pour la gestion des affaires communales, pour la justification des droits des administrés et pour la sauvegarde de la mémoire et du patrimoine communal.

Textes de référence
  • Code du Patrimoine (partie législative), livre II : archives
  • Décret n° 88-849 du 28 juillet 1998 relatif au contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives des collectivités territoriales, contrôle exercé par le directeur des Archives départementales sous l'autorité du préfet.

 

Devoirs et obligations du maire

Conservation

La commune est propriétaire de ses archives. A ce titre, les frais de conservation des archives constituent une dépense obligatoire pour les communes : de l'achat des boîtes à l'aménagement d'un local, en passant par le classement et éventuellement la restauration des documents.
Les archives de la commune doivent être conservées dans un bâtiment public et dans des meubles et pièces inaccessibles au public. Les Archives départementales doivent être consultées pour tout aménagement éventuel des locaux d'archives.
Toute destruction de documents périmés doit être obligatoirement soumise à l'autorisation de l'Etat, représenté par le directeur des Archives départementales.
 

Récolement réglementaire

Après chaque renouvellement de municipalité, un récolement des archives doit être établi et un procès-verbal de décharge et de prise en charge doit être dressé.

Tenue des actes réglementaires

Le maire est agent de l'Etat dans sa commune, notamment pour ce qui est de la tenue de l'Etat civil, du cadastre et l'organisation des élections.

L'état civil doit être relié périodiquement, le secrétaire de mairie doit tenir à jour les tables décennales ainsi que les registres de délibérations et des arrêtés.

Communication

L'accès aux archives communales est un droit public. Toutefois la loi introduit pour certaines catégories de documents, des délais protégeant notamment la vie privée et le secret médical.

 

L'archiviste départemental au service des communes

Conseil et contrôle des Archives départementales

Le directeur des Archives départementales est chargé, au nom du directeur du Service Interministériel des Archives de France (SIAF), sous l'autorité du préfet, du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives des collectivités territoriales, notamment par :

  • la délivrance de visas préalables à toute élimination de documents publics (télécharger le modèle de bordereau d'élimination) ;
  • le visa concernant l'aménagement de locaux d'archivage ;
  • les visites sur place.

 

Le dépôt des archives anciennes

La commune peut décider, après délibération du Conseil municipal, et en accord avec les Archives, de confier ses archives en dépôt aux Archives départementales. Les documents, restant la propriété de la commune, intègrent une série qui leur est propre (nommée EDT), le fonds communal étant identifié par le numéro INSEE de la commune.
Ce dépôt est obligatoire pour les communes de moins de 2000 habitants au titre du Code du Patrimoine (Article L.212-11). Une dispense peut être accordée par le préfet, sur avis du directeur des Archives, si les conditions de conservation sont satisfaisantes dans les locaux municipaux.

 

Classement et sélection

Des instructions facilitant le tri et la conservation des documents produits par les communes et leurs groupements sont diffusées et mises à jour par les Archives de France.

Les principaux textes applicables sont les suivants :

  • Pour les archives antérieures à 1982 : l'arrêté interministériel portant règlement des archives communales du 31 décembre 1926
  • Pour les archives postérieures à 1982 :
- pour les archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales et structures intercommunales, par l'instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 29 août 2009 ;
- pour les domaines d'activité spécifiques des communes et structures intercommunales, par les préconisations DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014.
- pour les archives relatives aux élections politiques  par l'instruction DPACI/RES/2004/01 du 5 janvier 2004.
 
 
Adresse :
pierresvives 34000 Montpellier - pierresvives

907 rue du Professeur Blayac 34000 Montpellier - pierresvives