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Les archives électroniques - Fiche pratique

Serveur informatique
Serveur informatique Archives départementales de l'Hérault

Archives électroniques, numérisation, dématérialisation, autant de termes qui nous sont familiers. Mais sait-on exactement  ce qu'ils recouvrent ?

Quelques notions

Quand on parle d'archives électroniques, on utilise souvent des termes proches pour des notions différentes. L'essentiel est de se créer un langage commun, sans qu'il soit réellement préjudiciable de s'écarter des définitions littéraires des archives « numériques », « électroniques » ou « informatiques ».

Le Code du patrimoine, en matière d'archives, ne fait pas de distinction de forme et de support. Les archives électroniques sont  traitées comme les archives papier et relèvent de principes de tri et de classement similaires. Ils sont seulement adaptés à leur nature spécifique et à la complexité de la conservation.

L'archivage électronique n'est pas la sauvegarde des données ; c'est  le transfert des données sur un support ou dans un système capable d’en assurer la pérennité et l’utilisation pendant la durée requise. La sauvegarde est, quant à elle, une duplication à l’identique de fichiers ou de bases qui permet de prévenir les défaillances techniques des supports ou des équipements.

L'utilisation de données numériques a bien des avantages : partager les  données en interne, travailler simultanément,  échanger avec ses partenaires, retrouver facilement l' information, pour peu que l'on ait indexé les documents.Tout cela génère un gain de temps appréciable. Un gain de temps qui peut se doubler d'un gain de place, si l'archivage de données numériques s'est accompagné de la destruction des originaux papier.

Numérisation, dématérialisation

Lorsque les dossiers d'un service sont produits uniquement sous forme électronique, de leur création à l'archivage, y compris leur signature, on parle de dématérialisation.

Lorsque l'on transforme des dossiers papier sous une forme électronique, on parle de numérisation. 

Que deviennent les orginaux ?

Numériser ne signifie pas obligatoirement que l'on peut éliminer tous les originaux papier.  On ne peut pas éliminer des archives considérées comme « définitives et historiques ». On peut en revanche détruitre des originaux papier préalablement numérisés, mais dans des cas précis (instruction du 14 janvier 2005 du Service interministériel des Archives de France), et avec le visa des Archives. En effet, des documents utilisés par l'administration  peuvent servir de preuve dans des litiges ou des contentieux. Pour apprécier la valeur juridique de la preuve, le juge pourra accepter toute copie numérique d'un document papier en étant sensible à la manière dont la copie aura été réalisée. La copie numérique du document  papier peut  avoir une valeur probante dans quelques cas définis, c’est-à-dire s'il est possible de prouver qu'elle est fidèle et durable et  qu'elle a été réalisée avec une méthode rigoureuse.    

L’administration des Archives peut accorder un visa d’élimination anticipée des originaux papier numérisés si les documents, à l'issue de leur DUA (durée d'utilité administrative), sont destinés à la destruction. 

On peut ainsi trouver plusieurs de ces cas de figures, si la reproduction porte sur des dossiers papier ouverts et l'alimentation se poursuit par voie électronique :

  • Si on numérise toutes les pièces du dossier, on peut éliminer les dossiers papier et ne garder que l'échantillon de dossiers électroniques.
  • Si on numérise qu'une partie des pièces du dossier papier : on peut garder un échantillon des dossiers papier et un échantillon des dossiers électroniques (constitués si possible selon les mêmes critères).

 

La première étape pour le service producteur d'archives électronique est donc de consulter son tableau de gestion. Il  lui indiquera quel est le sort final des archives numérisées :  D (destruction), T (tri) ou C (conservation).

Pour les documents requis à titre de preuve, l'analyse juridique préalable au cas par cas des documents est vivement conseillée,  au regard des risques juridiques réels  (par exemple, en raison du nombre de contentieux existant dans tel ou tel domaine) et de la technique de numérisation et d’archivage employées.

L’administration des archives recommande de conserver jusqu’au terme de leur DUA « les documents à forte valeur probante, notamment les décisions qu'elle a prises et les contrats qu'elle a passés. » Dans la mesure où les documents numérisés ne constituent que des copies, il convient de conserver les originaux papiers des documents requis à titre de légalité.

En savoir plus :

La gestion des archives électroniques

La commission européenne a  publié en 2009 une dernière version d'un modèle de gestion dédié aux documents électroniques : le MOREQ-2 (Model requirements for the management of electronic records), qui est la somme d'exigences applicables à l'archivage électronique.

La norme OAIS (ISO 14721) décrit  un système ouvert d'archivage à long terme de données électroniques (OAIS, Open archival information system).    Une des notions à retenir est que la gestion de la preuve (l'authenticité du document), ne peut se faire que par la combinaison de trois élements essentiels, l'enregistrement des documents, leur classification (via un plan de classement), et l'établissement de règles de conservation  fixant une durée de vie et un sort final aux documents. Sans ambiguité, la gestion et la conservation des documents électroniques s'apparentent fortement à celle du document papier.

 

La conservation

Que les dossiers soient numérisés ou nativement électroniques, il faut s'assurer de pouvoir accéder à l'information pendant la durée de vie du document, ce qui signifie parfois sans limite de temps !

Les formats informatiques sous lesquels les fichiers sont enregistrés sont importants, de même que les supports de sauvagarde. Il est aujourd'hui impossible de garantir des formats et des supports sur des durées de vie supérieures à vingt ans. L'archivage sur du long terme entraînera forcément des coûts de migrations de formats et de supports, la durée de vie d'un cédérom étant aujourd'hui estimée à une dizaine d'années au maximum.
Enfin, la gestion de millions de fichiers différents (les archives ici présentes en ligne représentent plus de 4 millions de fichiers par exemple) induisent une gestion rigoureuse du nommage des fichiers.

Formats recommandés :

  • Bureautique : TXT, ODT, PDF/A (Portable document Format/Archives)
  • Images : GIF, TIFF, JPEG, JPEG (Joint Photographic Experts Group). TIFF (Tagged Image File Format).
  • Audio : WAVE, MP2
  • Vidéo : MPEG

En savoir plus :

 

Les versements

Comme pour un versement d'archives papier , le versement de données électroniques s'accompagne obligatoirement d'un bordereau de versement. Celui-ci requiert, davantagesde données explicatives sur le contenu du document électroniques que pour le papier, C'est ce qu'on appelle les métadonnées

La procédure elle-même de transfert ne consiste pas à aller récupérer des fichiers sur un disque dur ou autre. Il faut en effet toujours s'assurer de pouvoir garantir l'authenticité des documents. Le groupe INTERPARES a ainsi déterminé 8 critères d'évaluation de la présomption d'authenticité.


La direction générale de modernisation de l'Etat (DGME) et la direction des Archives de France (DAF) ont édité dans le cadre du programme Adèle un standard d'échanges  (SEDA) qui concerne le transfert, la communication, l'élimination et la restitution de documents électroniques.
Suite à ce standard, un projet de plate-forme d'archivage électronique a été la ncé, afin de mettre en oeuvre « une infrastructure matérielle et logicielle de préservation à long terme des données électroniques, comportant un ensemble de fonctionnalités de transfert, réception, contrôle, stockage, communication et élimination de données. 

 

 

 

Adresse :
907 avenue du professeur Blayac 34000 Montpellier

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