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Substitution (microfilm, numérisation) - Fiche pratique

Plan de la citadelle de Montpellier (ADH, C 6948)
Plan de la citadelle de Montpellier (ADH, C 6948) Archives départementales de l'Hérault

Il y a une contradiction entre la mission de préserver les documents originaux (multiples consultations, acidité du papier, humidité, ...) et celle de diffuser auprès du plus large public possible. En effet, plus on consulte le document (parfois unique), plus on met à l'épreuve son intégrité physique (avec des coûts associés et récurrents de restauration). Les campagnes de microfilmage et de prises de vues photographiques ont permis jusqu'à présent de répondre en partie à ce problème en proposant un support de substitution. Les technologies numériques, et l'arrivée de certains numériseurs adaptés aux fonds patrimoniaux, offrent aujourd'hui de nouvelles et réelles opportunités : constitution de fichiers couleur, consultation sur des postes informatiques qui font désormais partie intégrante de notre environnement quotidien, recherche documentaire par mots clefs (après une indexation préalable des fichiers numériques), diffusion aisée et rapide, etc.

Quels sont les objectifs d'un programme de numérisation ?

La préservation

Les documents qui ont été numérisés en priorité aux Archives départementales de l'Hérault sont :

  • les documents qui ont été fragilisés par une consultation intensive (les registres de l'état civil, des recensements de population),
  • les documents de très grandes dimensions, plusieurs mètres de long, donc difficilement communicables (plans de l'Ancien régime),
  • les documents très anciens et en mauvais état de conservation (fonds de notariat ancien de Montpellier, XVIe siècle).

 

L'élargissement de la diffusion et l'optimisation de la qualité de service rendu aux lecteurs

La numérisation amplifie les avantages déjà rendus par le microfilmage et rend possible la diffusion par les réseaux quasi instantanée et mondiale. La numérisation fait reculer les contraintes géographiques et temporelles. Par ailleurs, les outils de visualisation permettent de mieux orienter les vues, de grossir les images, de sélectionner des parties; la numérisation permet parfois la restitution de renseignements illisibles sur des documents originaux endommagés.

Les étapes du projet de numérisation

Il faut distinguer deux étapes lors d'un projet de numérisation :

La numérisation des supports

Il est important de noter que de la qualité des images constituées lors de cette phase de numérisation dépendra toute la vie numérique du document. Par exemple un texte imprimé "mal numérisé" donnera des résultats très aléatoires lorsqu'il sera traité par un logiciel de reconnaissance de caractères;

L'usage des images constituées

Au delà de tout le travail préparatoire indispensable à un projet de numérisation (classification des fonds, foliotage, nommage de fichiers, choix des formats et de la résolution des fichiers), et qui d'ailleurs nécessitera le rassemblement de diverses compétences au sein du service, il faudra dès le départ définir la finalité du projet :

  • constitution de fac-similés pour l'action culturelle, d'images pour les éditeurs, ou simples copies pour le public,
  • productions multimédia, cédéroms ou dévédéroms,
  • mise en ligne des données.

 

Des choix nécessaires

Au cas par cas, il faut se poser les mêmes questions :

Microfilmage et/ou numérisation ?

Jusqu'à ce jour, le débat entre microfilmage et numérisation se résumait de la manière suivante : "Le microfilmage est nécessaire pour la conservation, et la numérisation pour la diffusion". Désormais, on observe une nouvelle tendance de projets qui tendent à considérer la numérisation comme une manière aisée de diffuser, mais également comme une forme de sauvegarde. Elle relève de toute façon de la conservation préventive, en se substituant à la consultation des originaux.

Numérisation à partir du document original ou à partir du microfilm ?

La constitution de fichiers numériques peut être obtenue en numérisant soit les originaux, soit les microformes (microfilms ou microfiches).

  • A partir des originaux :
    C'est l'étape qui consiste à rendre numérique une information analogique présente sur des supports très variés : manuscrit, texte imprimé, plan, plaque de verre, etc. Cette opération est essentielle car il faudra apporter la garantie que ce travail (réalisé en interne ou chez un prestataire) ne mettra pas à défaut l'intégrité physique du support. Les numériseurs du marché se sont adaptés au patrimoine : on ne numérise pas dans les mêmes conditions (et donc avec les mêmes matériels) des sceaux, plans, manuscrits, plaques de verre, etc.
     
  • A partir du microfilm :
    Le principe consiste à " capturer " chacune des vues pour constituer un fichier image associé. Certains fonctionnent en mode automatique (mais dans ce cas,  il est nécessaire de mettre en place des procédures de contrôle afin de s'assurer que toutes les vues ont été numérisées, et avec une bonne qualité), et d'autres en mode manuel avec un contrôle par l'opérateur de la qualité de chacune des vues capturées.

 

Différents critères permettront de choisir entre la numérisation des microformes ou celle des originaux :

  • La numérisation des microfilms apporte l'avantage de ne pas avoir à manipuler les originaux fragiles ; de plus, cette technique permet de ne pas faire sortir des Archives les documents originaux. Mais on " subit " en contrepartie les choix qui ont été faits lors de la prise de vue photographique plusieurs années, voire décennies auparavant.
  • Lorsqu’on numérise les originaux, l'opérateur peut adapter ses réglages page par page avec une grande latitude, puisqu'il a le document original sous les yeux : modification des contrastes, cadrages différents, prise en compte des cas particuliers (feuillets volants, planches dépliantes, noms de fichiers spécifique).

Les travaux de numérisation sont effectués par plusieurs sociétés de service, chacune spécialisée dans un type de prestation (les archives audiovisuelles, les archives sonores ainsi que les documents iconographiques de très grands formats nécessitent des compétences et des matériels spécifiques).

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