Les interventions de conservation des documents

La conservation préventive

La conservation préventive consiste à prévenir et ralentir les dégradations auxquelles sont soumises les collections, en détectant et en s'attaquant à leurs causes éventuelles présentes dans leur environnement proche. Cela commence par les modalités de stockage des documents dans les réserves (boites de conditionnement, conditions hygrométriques), de leurs conditions de manipulation et d'exposition lors de manifestations culturelles ou encore au niveau de leurs conditions de transport... tant de mesures visant à créer des conditions optimales de conservation sans interférer avec les matériaux constitutifs des documents.
Lorsque les mesures prises sont bien planifiées et efficaces, la conservation préventive évite d'avoir recours systématiquement à des interventions plus directes sur les documents et leur structure, telles la conservation curative et la restauration.

La conservation préventive est une démarche globale qui nécessite l'implication de tous les acteurs du patrimoine mais aussi du large public. Chacun de nous est en mesure, à son niveau, de faire de la conservation préventive. Il lui faut ainsi connaître les principaux nuisibles mais aussi respecter quelques règles essentielles de préservation.

Les facteurs de dégradations les plus fréquemment rencontrés

• L'homme : ignorant ou négligeant, il est le principal nuisible pour les documents. Le stockage des documents, leur conditionnement, leurs manipulations effectuées correctement permettent la transmission des informations aux générations futures
• Les matériaux constitutifs des documents : encre ferro-gallique, papier acide, tannage du cuir
• Les variations de températures et d'humidité : elles fragilisent la structure des matériaux et favorisent l'apparition et l'action des agents de dégradation biologique (moisissures)
• Les insectes et rongeurs
• La lumière : ses radiations
• La pollution atmosphérique : elle accélère la dégradation des documents acides
• Les catastrophes naturelles : tremblements de terre, inondations, incendies, conflits.

Conseils de stockage dans des locaux d'archives

• Conserver les documents à l'abri de la lumière
• La température idéalement est comprise entre 17°C et 22°C
• L’humidité relative variant entre 45% et 60%
• Eviter les fluctuations de température et d'humidité trop rapides  dommageables car elles imposent des contraintes mécaniques importantes aux documents
• Les locaux doivent être ventilés pour limiter la formation des micro-organismes
• Choisir des rayonnages : de préférence en acier (avec peinture émaillée pour éviter la rouille) ou en bois (traité avec des fongicides et des insecticides, puis un vernis ou une peinture acrylique)
• Eviter le stockage de document proche de canalisations
• Nettoyer régulièrement le sol et les étagères permet également de détecter d'éventuelles présences ou passages d'insectes ou rongeurs
• Equiper les aspirateurs utilisés dans les dépôts doivent être munis de filtres absolus, qui empêchent la dispersion des spores de micro-organismes

Conditionnement des documents

Les documents doivent être conditionnés sans objets métalliques comme les trombones, épingles, agrafes qui rouillent et déchirent les papiers. Il faut également retirer les rubans adhésifs séchés ; les papiers de conditionnement acides ; les ficelles trop fines pour le conditionnement des liasses papier coupent les documents.

Les matériaux utilisés pour le conditionnement (papier, boîte, polypropylène) ont un PH neutre et possèdent une réserve alcaline.

Les boîtes de conditionnement protègent les documents de la lumière, de l'humidité, de la poussière et des changements climatiques; en cas d'inondation elles servent de " tampon ". La qualité du matériau est importante : le carton doit être neutre ou très légèrement alcalin et ne pas contenir de pâte de bois mécanique. Les agrafes des boîtes doivent être inoxydables.

Pour conditionner les plans, il faut les rouler sur un tube rigide neutre ou entouré de papier neutre, pour éviter l'écrasement. Une fois roulés, les recouvrir d'un papier neutre suffisamment large pour que ses extrémités soient repliées à l'intérieur du tube. Puis conservés à plat sur une étagère, jamais verticalement. Il existe également des boîtes carton compartimentées, qui permettent de ranger une grande quantité de plans roulés.

Si leur dimension le permet, les mettre à plat, sous polypropylène, dans des meubles à plans.

Les documents contaminés par des bactéries ou des champignons sont mis à l'écart, nettoyés à l'aide d'aspirateurs à filtre absolu et éventuellement envoyés à un service de désinfection si les bactéries semblent toujours actives, pour examen et désinfection si nécessaire. 

Expositions

L'éclairage, la température, l'hygrométrie, doivent être contrôlés et adaptés à chaque type de documents (parchemin, plans aquarellés, livres reliés).

La durée d'exposition doit être limitée à 8 heures par jour, et les documents originaux sont exposés de façon temporaire.

Les vitrines peuvent être doublées d'un film polyester adhésif anti-UV

Pour les documents reliés, fréquemment présentés, une boîte de conservation avec lutrin intégré peut être confectionnée. Les manipulations sont ainsi minimes.

Mais la confection de fac-similés, si elle est possible, est préférable à l'exposition des documents originaux.  

Conseils de consultation en salle de lecture

La consultation des documents se fait sur de grandes tables.

La prise de notes s'effectue au crayon à papier, sur du papier posé à côté et non sur le document.

Après consultation, les documents en liasse doivent être rangés soigneusement. Le conditionnement en papier neutre plus grand que les documents, les protège. Les ficelles, liens ne doivent pas couper les documents.

Prendre garde à ne pas s'appuyer sur un ouvrage relié ouvert, pour ne pas casser la couture. L'utilisation des lutrins est conseillée pour les volumes de grand format.

La photocopie des ouvrages reliés est interdite, ainsi que pour les papiers pelure, acides (fin XIXe et début XXe s.), fragilisés par les micro-organismes.

La lumière directe détériore les documents. Veillez à ne pas laisser votre document au soleil. N'oubliez pas les archives que vous avez laissées en réserve. Elles se trouvent mieux dans le dépôt, à l'abri de la lumière et dans un environnement plus stable.

Les lecteurs s'abstiendront bien entendu de manger ou boire en salle de lecture.

Préserver votre bibliothèque personnelle

Quelques conseils pour votre collection personnelle :

• Laissez un peu d'espace entre vos livres, pour permettre une préhension aisée ;
• Évitez de les saisir par la coiffe c’est-à-dire le haut de la tranche ;
• Évitez les pièces trop lumineuses ou humides ;
• Époussetez régulièrement les étagères et la tranche de vos livres avec un chiffon doux, un pinceau fin ou un aspirateur muni d'un variateur de vitesse et d'une petite brosse souple ;
• Entretenez le cuir des reliures: nettoyage avec du savon utilisé en sellerie, puis cire préconisée par la Bibliothèque Nationale de France. A effectuer tous les cinq ans seulement.
• Pour les déchirures, préférez l’utilisation du papier japonais préencollé au ruban adhésif (type Scotch) qui finit par se décoller en laissant les traces du collant de façon indélébile. Les déchirures trop nombreuses doivent être traitées par un atelier de restauration. 

La conservation curative

Alors que la conservation préventive agit sur les causes de dégradations des documents, la conservation curative traite les effets de ces dégradations.

La conservation curative consiste à mener des actions directement sur un document dont l'intégrité et les informations contenues sont menacées, de manière à stopper ou stabiliser la dégradation constatée et permettre ainsi de diminuer les risques de développement sur le reste de la collection. Elle se différencie de la restauration qui agit davantage sur le rendu de la lisibilité du document et sa mise en valeur (les interventions de restauration ne sont pas systématiques mais elles sont toujours précédées d'une action curative).

Diverses interventions peuvent être réalisées :

• Dépoussiérage des surfaces
• Traitement insecticide d'un ouvrage par voie liquide, par l'application d'un gel ou par anoxie (absence d'oxygène), avant son intégration dans un dépôt
• Traitement fongicide contre les champignons et les moisissures par badigeon ou pulvérisation
• Désacidification d'un papier à pâte de bois
• Consolidation des déchirures et des lacunes d'un manuscrit (perte du texte)
• Refixage de la technique peinte altérée sur un parchemin enluminé