Règles de reproduction et de réutilisation

Obtenir la reproduction de documents

La reproduction existe-t-elle déjà ?

Vous souhaitez obtenir la reproduction d’un document conservé aux Archives départementales de l’Hérault ?

Deux cas  sont possibles :

• Le document est déjà numérisé et accessible en ligne sur le site Internet :

Vous pouvez le consulter sans téléchargement : à partir de la visionneuse qui s’affiche à l’écran, vous pouvez obtenir un fichier pdf en cliquant sur l’icône « Imprimer ». Vous pouvez alors soit enregistrer ce fichier au format pdf, soit l’imprimer. Sa réutilisation est soumise à l’application de la Licence Ouverte Etalab. (cf. ci-dessous « La réutilisation des informations publiques »).

• Le document n’est pas numérisé :

Il vous faut passer une commande de reproduction ou bien faire vous-même la prise de vue en salle de lecture.

Consulter la licence Etalab

Commander des reproductions

Vous pouvez passer commande de fichiers numériques,  

• En salle de lecture  grâce au formulaire papier à demander au président de salle
• En ligne avec le formulaire ci-dessous.

Merci de le compléter le plus précisément possible (aucune recherche ne sera effectuée).

Faire une demande de reproduction de documents

• Si une reproduction existe déjà : celle-ci pourra vous être délivrée sans frais - ne seront facturés que les coûts de mise à disposition ;
• Si une prise de vue est nécessaire : un devis vous sera adressé par mail ou par courrier.

L’obtention des fichiers se fait après règlement. Le délai pour obtenir les reproductions est de deux à trois semaines, suivant la nature de la commande.

Télécharger la grille tarifaire

Les Archives départementales peuvent être amenées à refuser la reproduction d’un document dont l’état de conservation n’est pas suffisant pour être reproduit sans être endommagé. Elles motiveront leur décision à l’usager.

Prise de vue en salle de lecture

Vous pouvez aussi faire une prise de vue sur place, en salle de lecture :

• soit avec votre propre matériel de reproduction, sous réserve de ne pas utiliser de flash ou d’appareil risquant d’endommager le document. Attention, la salle de lecture ne dispose pas d’espace adapté à l’installation d’un matériel volumineux.

• soit sur le scanner à livres disponible gratuitement : il permet de numériser des documents jusqu’au format A3. Vous devez vous munir de votre clé USB personnelle pour récupérer les fichiers ; en cas d’oubli, aucun envoi de fichier par mail ne sera fait.

Il est interdit de décalquer un document ou de le photocopier.

Conditions de reproduction

Les informations publiques accessibles en salle de lecture peuvent être reproduites, sous réserve :

• de la communicabilité des documents conformément au Code du patrimoine ; aucune reproduction des documents communiqués par dérogation aux délais légaux de communicabilité n’est autorisée, sauf disposition expresse de l'autorisation de dérogation ;
• que l’état matériel des documents le permette, et que la reproduction n’endommage pas les documents,
• que le fonctionnement de la salle de lecture n’en soit pas perturbé.

Pour toute diffusion publique des reproductions de documents d’archives, y compris faites par vous-même, il vous est demandé de mentionner leur lieu de conservation et leur référence sous la forme : « Document conservé aux Archives départementales de de l’Hérault, sous la cote [cote du document], [nom de l’auteur le cas échéant] ».

La réutilisation des archives publiques peut être libre et gratuite, suivant les conditions détaillées ci-dessous (cf. « La réutilisation des informations publiques »).

La diffusion des photographies réalisées par les usagers eux-mêmes en salle de lecture constitue également une réutilisation d’informations publiques au sens de la loi.

Concernant les documents d'archives privées, le lecteur devra s'informer auprès du président de salle :

• de la communicabilité
• des possibilités de reproduction
• des autorisations de réutilisation autorisées par le donateur ou le déposant et s'y conformer. En cas de droits de propriété intellectuelle détenus par des tiers, il appartient à l'utilisateur de faire les démarches nécessaires auprès des auteurs ou de leurs ayants droit, en vertu du code de la propriété intellectuelle.

Impression

Pour effectuer une impression sur papier en salle de lecture, au format A4 ou A3 (0,20 € pour du A4 ou 0,40 € pour du A3), vous devez disposer de la carte pierresvives, qui devra être insérée dans le copieur/imprimante en libre-service. Celle-ci vous est  délivrée gratuitement à l’accueil du bâtiment sur présentation d’un justificatif de domicile de moins de trois mois (ou d’une carte magnétique achetée 3,00 €).

ATTENTION ! En salle de lecture, les photocopies sont interdites, mais un scanner à livres est en libre accès. Vous pouvez y numériser les documents gratuitement et les enregistrer sur votre clé USB. En cas d’oubli de clé USB, aucun envoi de fichier par mail ne sera fait. Si les documents sont numérisés et en ligne, vous pouvez aussi les télécharger après avoir créé votre compte personnel.

La réutilisation des informations publiques

Suis-je concerné ?

Toute personne, qu’elle soit physique ou morale, privée ou publique, et quel que soit l'usage qu'elle entend faire des documents, est potentiellement concernée par la réutilisation d’informations publiques.

Les informations publiques sont celles figurant dans des documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou personnes de droit privé chargées d'une telle mission.

 La réutilisation des informations publiques est une utilisation à d’autres fins que celles de la mission de service public pour laquelle les documents ont été produits ou reçus. Elle est régie par le code des relations entre le public et l’administration (CRPA, articles L 321-1 à L 327-1 ).

1. Lorsqu’elle se fait sans réalisation, diffusion ou réutilisation de reproductions, la réutilisation des informations contenues dans les documents d’archives publiques ou privées communicables est libre et gratuite, car elle constitue l'objet même des Archives départementales.
2. Lorsqu’il y a reproduction de documents,  la réutilisation de ces reproductions est soumise aux conditions détaillées ci-dessous et fait l’objet d’une licence. Par reproduction, il faut entendre  une capture d’écran, un téléchargement de fichier, une impression papier ou pdf.

La diffusion des photographies réalisées par les usagers eux-mêmes en salle de lecture constitue également une réutilisation d’informations publiques au sens de la loi.

 Les reproductions librement consultables sur ce site sont la propriété exclusive du Département de l’Hérault. Leur réutilisation doit respecter le cadre des conditions de réutilisation des informations publiques fixées par les articles L 321-1 à L 327-1 du Code des relations entre le public et l'administration (CRPA).

Consulter le code des relations entre le public et l'administration sur Legifrance.gouv

Réutiliser une reproduction : est-ce gratuit ?

Les conditions de réutilisation des reproductions contenant des informations publiques conservées par les Archives départementales de l’Hérault ont été adoptées en session du Conseil départemental le 2 mars 2020.

Télécharger la délibération du 2 mars 2020

Cette délibération stipule que toutes les reproductions portant sur des fonds d'archives publiques détenus par les Archives départementales de l’Hérault sont réutilisables gratuitement :

• pour des usages privés ;
• pour des usages publics non commerciaux ;
• pour des usages publics commerciaux à condition qu’ils soient non massifs (moins de 1000 vues).

Dans ces cas, la réutilisation de ces informations publiques est placée sous la Licence ouverte d’Etalab (cf. ci-dessous « A quoi dois-je m’engager ? »)

La réutilisation commerciale massive (à partir de 1000 vues) est soumise au paiement d’une redevance. Dans ce cas, une licence de réutilisation spécifique doit être établie. 

Formulaire de demande de réutilisation

Pour en savoir plus, voir ci-dessous « Réutilisation publique commerciale ».

En cas de question relative à un projet de réutilisation, merci de compléter le formulaire de réutilisation et de nous l’adresser par mail.

Que puis-je réutiliser ?

Peuvent faire l'objet d'une réutilisation libre :

• les "informations publiques" (à l'exclusion des cas de réutilisation sous condition) ;
• les "informations privées" pour lesquelles le Département de l’Hérault a une autorisation de réutilisation du cédant ou de ses ayants droit ;
• les œuvres tombées dans le domaine public ;
• les œuvres protégées au titre du droit d'auteur pour lesquelles les Archives départementales ont un contrat de cession des droits patrimoniaux (réutilisation avec mention de l’auteur).

Peuvent faire l'objet d'une réutilisation sous conditions :

• les œuvres sur lesquelles des tiers détiennent des droits de propriété intellectuelle : il appartient à l'utilisateur de faire les démarches auprès de l'auteur ou de ses ayants droit, pour se mettre en conformité avec le code de la propriété intellectuelle. Sans ces autorisations, la personne qui a obtenu la copie d’un document sur lequel un tiers détient des droits de propriété intellectuelle ne peut en faire que les usages prévus à l’article L. 122-5 de code de la propriété intellectuelle ;

• les informations comportant des données à caractère personnel sont soumises au respect du cadre légal de la protection des données à caractère personnel ;

• les documents comportant des représentations de personnes ou de bâtiments : plusieurs droits relatifs aux personnes et aux objets représentés peuvent y être attachés :
  • droit de l’auteur d’une œuvre reproduite non tombée dans le domaine public (auteur d’un tableau reproduit, architecte d’un bâtiment photographié, etc.) ;
  • droit du propriétaire du bien représenté ;
  • droit de la personne photographiée (droit à l’image, au respect de la vie privée).

Ne peuvent faire l'objet d'une réutilisation :

• les informations privées pour lesquelles le département de l’Hérault ne dispose d'aucune autorisation de réutilisation de la part du cédant ou de ses ayants droit ;
• les documents dont la communication ne constitue pas un droit (documents publics non communicables, au titre des articles L213-1 et 2 du Code du Patrimoine ou d'autres dispositions législatives), sauf s'ils ont déjà fait l'objet d'une diffusion publique.

L’administration ne peut être tenue pour responsable du non-respect de ce cadre légal par le réutilisateur.

A quoi dois-je m’engager ?

Dès lors qu'il y a réalisation d’une reproduction, quel que soit l'auteur (chercheur ou Archives départementales), il y a licence.

La réutilisation des informations publiques est placée sous la licence de réutilisation  "licence ouverte de réutilisation d'informations publiques" (ou "licence ouverte 2.0" d’Etalab) telle qu'approuvée par le décret n°2017-638 du 27 Avril 2017 relatif aux licences de réutilisation à titre gratuit des informations publiques et aux modalités de leur homologation.

Le réutilisateur s'engage ainsi :

• à mentionner la source et la date des informations ou la date de leur dernière mise à jour et faire figurer les références de tout document réutilisé, quel qu'en soit l'usage, sous la forme suivante : "Document conservé aux Archives départementales de de l’Hérault, sous la cote [cote du document]".

• à accomplir pour les informations à caractère personnel,  toute formalité nécessaire auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Lorsque vous accédez à la visionneuse du site Internet, vous acceptez la licence ouverte de réutilisation.

Le non-respect des règles de réutilisation expose le réutilisateur aux sanctions prévues à l’article L. 326-1 du CRPA et, en cas de non-respect des règles relatives à la réutilisation de données à caractère personnel, aux articles 45 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Consulter la licence Etalab

Réutilisation publique commerciale

Est considérée comme commerciale, toute réutilisation en vue de l’élaboration d’un produit ou d’un service destiné à être mis à disposition du public ou d’un tiers à titre onéreux, ou donnant lieu à rémunération au titre des droits d’auteur, ou bénéficiant de recettes publicitaires ou commerciales.

Sont  considérées comme des réutilisations non commerciales, les publications à compte d’auteur à vocation pédagogique ou scientifique, les publications des sociétés savantes, de manière générale les publications sous forme papier ou électronique diffusées gratuitement et ne bénéficiant pas de recettes publicitaires, ainsi que les expositions des administrations (dont les établissements culturels) et des associations dont l’entrée est gratuite.

Dans le cas d’un usage non commercial, l’accès doit être totalement libre pour tout public, sans condition d’abonnement, de cotisation etc.

Réutilisations commerciales massives

Dans le cas d’une réutilisation commerciale massive (à partir de 1000 vues), une autre licence que la Licence ouverte d’Etalab doit être signée, destinée à encadrer la réutilisation des informations publiques que vous souhaitez exploiter.  

Pour demander une licence commerciale veuillez nous adresser un demande par mail :

Envoyer une demande par mail

• Télécharger les tarifs de réutilisation pour des usages massifs
• Télécharger les informations liées aux coûts de numérisation

Le Département dispose d'un délai de deux mois pour instruire la demande ; au-delà, son silence vaut refus. Si la licence est accordée, elle est valable dès sa signature par les deux parties, pour la durée fixée entre le réutilisateur et le Département.

La licence est nominative (personne physique ou morale) et non cessible. En cas de non-respect de la licence, le contrevenant s'expose à des sanctions, y compris pécuniaires.