Pour concilier les missions de conservation et de communication la numérisation est une solution idéale pour le document et pour le lecteur.
Il y a une contradiction entre la mission de préserver les documents originaux (multiples consultations, acidité du papier, humidité, etc.) et celle de diffuser auprès du plus large public possible.
En effet, plus on consulte le document, souvent unique, plus on met à l'épreuve son intégrité physique (avec des coûts associés et récurrents de restauration). Jusqu’en 2011, les campagnes de microfilmage et de prises de vues photographiques ont permis de répondre en partie à ce problème en proposant un support de substitution : cliché photographique, microfilm. Les technologies numériques et le développement de numériseurs adaptés aux fonds patrimoniaux bouleversent depuis une vingtaine d’années les modalités de consultation et de diffusion : envoi par messagerie électronique, consultation sur site internet avec téléchargement, recherche documentaire par mots clefs (après une indexation préalable des fichiers numériques), duplication et diffusion aisées et rapides, etc.
Les objectifs d'un programme de numérisation
La préservation
Les documents qui sont numérisés en priorité aux Archives départementales de l'Hérault sont :
- les documents qui ont été fragilisés par une consultation intensive (registres de l'état civil, recensements de population) ;
- les documents de très grandes dimensions (plans d’Ancien Régime), ou sur des supports complexes à lire ou à manipuler (plaques de verre), donc difficilement communicables ;
- les documents très anciens, précieux ou en mauvais état de conservation (fonds de notariat ancien de Montpellier, XVIe siècle).
L'élargissement de la diffusion et l'optimisation de la qualité de service rendu aux lecteurs
La numérisation amplifie les avantages déjà rendus par le microfilmage et rend possible la diffusion par les réseaux quasi instantanée et mondiale. La numérisation fait reculer les contraintes géographiques et temporelles. Par ailleurs, les outils de visualisation permettent de grossir les images, de sélectionner des parties ; la numérisation permet parfois la restitution de renseignements illisibles sur des documents originaux endommagés.
Les étapes d'un projet de numérisation
La préparation des documents
Étape essentielle pour une numérisation réussie, la préparation des documents peut nécessiter plusieurs actions préalables : le classement, le dépoussiérage, le défroissage et le foliotage sont effectués par l’archiviste. Un passage par l’atelier de restauration peut aussi s’avérer nécessaire.
Une fois le document prêt à être numérisé, l’opérateur de numérisation effectue un examen attentif de celui-ci, destiné à repérer ses particularités (retombes, pages vierges en grand nombre, cahiers reliés « tête-bêche », calques, etc.). La numérisation devra prendre en compte toutes ces particularités afin que les images produites restituent avec le plus d’exhaustivité et de fidélité possibles non seulement le contenu mais aussi l’aspect du document. C’est la raison pour laquelle on parle de numérisation patrimoniale.
La numérisation des supports
Il est important de noter que de la qualité des images constituées lors de cette phase de numérisation dépendra toute la vie numérique du document. Par exemple un texte imprimé "mal numérisé" donnera des résultats très aléatoires lorsqu'il sera traité par un logiciel de reconnaissance optique de caractères.
En fonction de la taille du document et de son support (papier, verre, film transparent), il revient à l’opérateur de numérisation de choisir le scanner adapté, de paramétrer les équipements (lumière, netteté, cadrage, etc.) et d’opter pour la définition adéquate : celle qui produira un fichier de qualité ni trop lourd (car son stockage a un coût), ni trop léger.
Le contrôle qualité de la production
Cette étape est essentielle : elle s’effectue selon un protocole précis et vise à réduire au maximum les anomalies, qui peuvent être multiples : image floue, inversée, mal cadrée, pages oubliées, vues en double, définition inadaptée à la dimension du document, nommage du fichier non conforme à la charte de nommage définie en interne, etc. Selon la nature du contrôle à effectuer, la vérification portera sur la totalité des fichiers ou sur un échantillon. Elle s’effectue avant de produire les fichiers définitifs.
L'usage des images constituées
La qualité de l’image doit répondre aux usages les plus courants d’édition dans un format standard. Le but étant de ne pas ressortir le document du magasin à chaque demande, car les manipulations sont sources d’altération de son état. Une version dégradée du fichier dit « de conservation », appelée « de diffusion » permet la mise en ligne des reproductions sur le site Internet des Archives et l’envoi par messagerie électronique.
Les missions de l'atelier numérique
Pour répondre à leur mission de conservation et de communication des fonds d’archives, les Archives de l’Hérault ont développé depuis 2002 le recours à la numérisation. La production de masse de fichiers numériques n’est possible qu’en externalisant cette mission. Elle est confiée à différents prestataires selon les types de documents à reproduire (registres, photographies, microfilms, archives audiovisuelles, etc.).
Pour autant, l’atelier numérique des Archives conserve toute son importance. Il a pour missions de :
- répondre aux demandes ponctuelles de reproductions du public - formulées soit en salle de lecture, soit par le biais du site Internet, soit par correspondance ;
- reproduire à la demande des archivistes les fonds confiés temporairement aux Archives pour classement et inventaire (Mission Archives CDG34, Schéma départemental de conservation et de valorisation des archives territoriales) ;
- numériser les documents que souhaite exploiter le service d’action culturelle dans le cadre de ses projets de médiation ;
- numériser les documents trop fragiles ou trop atypiques pour être confiés à une société de numérisation.
Son rôle est donc complémentaire de la numérisation confiée à des sociétés de service.
